出張旅費規程で日当を非課税にする方法

先日、地方への出張が多い建設会社の社長から相談を受けました。「毎月の出張費がバカにならない。何か経費にできる工夫はないか」というものです。話を聞いていくと、その会社にはまだ出張旅費規程がありませんでした。

実はこの規程、あるかないかで会社と個人の両方の税負担が変わってきます。今日はその仕組みを整理してお伝えします。

日当は「規程」があって初めて経費になる

出張のたびに交通費や宿泊費を実費精算するのは、多くの会社がやっていることだと思います。ですが、それとは別に「出張日当」を支給できることをご存じでしょうか。

出張日当とは、出張中の食事代や諸雑費をまかなうために、1日あたり定額で支給するお金のことです。実費精算とは別枠で支給でき、きちんと旅費規程を整備しておけば、会社の経費として損金算入できます。

ポイントは「規程を整備しておけば」という部分です。口頭で「出張したら5000円渡すよ」という運用では、税務調査で経費として認められにくくなります。就業規則に準じた形で旅費規程を作り、支給額・支給対象者・支給条件を明文化しておくことが前提条件になります。

会社側の経費算入だけでなく、受け取る役員や社員にとってもメリットがあります。適正に整備された旅費規程に基づく日当は、所得税の課税対象になりません。

給与として支給すればその分だけ所得税・住民税がかかりますが、旅費規程に基づく日当であれば非課税扱いです。会社は経費にでき、受け取る側は税負担が増えない。双方にとって無駄のない仕組みというわけです。

出張が多い役員ほど、この差は年間を通じて積み上がっていきます。仮に月4回の出張で日当5000円を支給していれば、年間24万円が非課税で個人の手取りに近い形で還元される計算になります。

ここで一つ、注意しておきたい点があります。所得税が非課税だからといって、社会保険料の扱いまで同じとは限らないということです。

日当が実質的に給与の一部とみなされるような支給の仕方をしていると、社会保険料の算定基礎に含まれてしまう可能性があります。「日当だから何でも非課税」という単純な話ではなく、実態として出張に伴う実費補填の性質を持っているかどうかが問われます。

この判断は個別の事情によって変わってくるため、規程を作る段階で税理士や社労士に確認しておくと安心です。

もう一つ大事なのが、日当の金額と適用範囲です。

日当の金額は、世間相場に照らして「相当な範囲」に収まっている必要があります。役員だからといって日当を月給並みに設定してしまうと、実質的な給与とみなされ、非課税の恩恵を受けられなくなるおそれがあります。目安としては、同業種・同規模の会社の相場を踏まえた金額設定が求められます。

そしてもう一つ重要なのが、全社員に同じ基準を適用することです。役員だけ日当を高く設定し、一般社員には支給しない、あるいは低く抑えるといった差をつけると、税務署から「これは実質的な役員賞与ではないか」と疑われる原因になります。

役職に応じて金額に差をつけること自体は問題ありませんが、その基準は誰が見ても合理的で、全員に一律に適用されるものである必要があります。

冒頭の建設会社の社長には、まず旅費規程のひな形を用意し、役職ごとの日当額を世間相場と照らし合わせながら設計することをお勧めしました。出張の多い会社ほど、この一手間が年間の税負担に効いてきます。

まだ旅費規程を作っていないなら、今期中に整備しておくのがおすすめです。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。