使途不明金は役員賞与認定で三重課税になる

先日、ある建設業の社長が決算報告の場で言葉に詰まっていました。「この300万円、何に使ったんでしたっけ」。経理担当者も、顧問税理士も、誰も即答できませんでした。

実はこの「誰も説明できない出金」こそ、税務調査で最も重く見られる項目のひとつです。金額の大小ではなく、説明がつくかどうかが問題になります。

使い道を説明できない出金は「社長の賞与」にされる

税務署OBの方に話を聞くと、調査の現場でよく出てくるのが「使途不明金」の扱いだといいます。相手先も目的も分からない出金があった場合、調査官はそれを会社の経費とは認めません。

では、認められなかったお金はどこへ行くのか。多くの場合、「社長が個人的に受け取ったもの」、つまり役員賞与として認定されます。会社のお金が社長の懐に入ったとみなされるということです。

一見、経費として否認されるだけのようにも思えますが、実際はここから話がこじれていきます。

役員報酬は、事前に税務署へ届け出た定期同額給与などの決められた範囲でしか損金にできません。認定賞与はこの枠に入っていない、いわば「後出しの賞与」です。

そのため会社側では損金として認められず、法人税の課税対象がそのまま増えます。まず一段階目のダメージです。

次に、認定された金額は社長個人の給与所得として扱われるため、社長個人に所得税がかかってきます。会社の否認と個人への課税が、同じ金額に対して同時に発生する形になります。

さらに厄介なのが三段階目です。賞与である以上、本来は会社が源泉徴収して納付しているはずのお金です。ところが認定賞与は事後的に発覚するため、源泉徴収そのものが行われていません。この「徴収漏れ」の責任は会社に来ます。不納付加算税という形で、追加の負担がのしかかってくるのです。

法人税、所得税、そして不納付加算税。同じ一つの出金が、三方向から課税されることになります。金額によっては、当初の出金額を上回る負担になることも珍しくありません。

多くの場合、悪意があって使途を隠しているわけではありません。忙しさの中で領収書を取り忘れた、現金で立て替えて記録を残さなかった、口頭でのやり取りだけで済ませてしまった。こうした小さな積み重ねが、決算のタイミングで「説明できない出金」として表面化します。

特に現金商売や、社長個人の裁量で動かせる交際費・雑費のあたりは、この種の出金が紛れ込みやすい領域です。数万円程度の小口の積み重ねでも、1年分まとめると無視できない金額になっていることがあります。

参謀役の方が指摘していたのは、対策そのものはシンプルだということです。出金があった時点で、相手先と目的を必ず記録に残す。これだけで、認定賞与のリスクは大きく下がります。

具体的には、領収書に一言メモを添える、経費精算のフォーマットに「用途」の欄を必須にする、現金で支払った場合も簡単な記録を残す。特別なシステムを導入しなくても、運用のルールを決めるだけで対応できることがほとんどです。

大事なのは、「社長、これ何のお金ですか」と聞かれたときに、資料を見ればすぐに答えられる状態になっているかどうかです。記憶に頼って説明しようとすると、時間が経つほど曖昧になり、調査官への印象も悪くなります。

即答できる会社は、それだけで調査官からの信頼度が違います。逆に、都度「確認します」が続く会社は、他の科目まで疑いの目で見られやすくなります。

決算期の前でなくても構いません。今月の出金から、相手先と目的をメモに残す習慣を始めてみるのがおすすめです。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。