決算月になると、業績が良かった年ほど「今期の利益が出すぎているので、従業員に賞与で還元したい」という相談が増えます。
先日も、ある製造業の社長からこんな連絡がありました。「決算まであと2週間ですが、今から賞与を出しても今期の経費にできますか」と。結論から言うと、答えは「条件次第」です。
現金で払っていなくても損金にできる
多くの社長が誤解しているのですが、決算賞与は実際に支払っていなくても、未払のまま当期の損金にすることができます。ただし、これは無条件ではありません。
税法上、決算賞与を未払費用として当期に計上するには、次の3つの要件をすべて満たす必要があります。
- 事業年度終了の日までに、支給額を従業員一人ひとりに個別に通知していること
- 通知した金額を、通知した日の属する事業年度が終了した日の翌日から1か月以内に、通知した全員に支払っていること
- 通知した金額について、通知をした事業年度において未払費用として経理していること
3つとも「揃って初めて」当期の損金になります。どれか一つでも欠けると、税務調査で否認されるリスクがあります。
「通知」は口頭ではダメ
実務で一番つまずきやすいのが1番目の通知要件です。社長が朝礼で「今期は賞与を出す」と話しただけでは、税務上の通知にはなりません。
誰に、いくら支給するのかを、書面や賞与支給通知書のような形で個別に明示し、決算日までに従業員へ届けておく必要があります。全員に対して同時期に、同じ基準で通知することも重要なポイントです。一部の役員や特定の従業員だけ通知が遅れると、その人の分だけ否認されることもあります。
支払いは「1か月以内」が絶対ライン
2番目の要件は、資金繰りの都合で後回しにされがちですが、ここが一番厳格に見られる部分です。決算日の翌日から1か月以内に、通知した全員に実際に支払いを完了させなければなりません。
仮に3月決算で3月末に通知したなら、4月末までに全員への支払いを終える必要があります。一人でも支払いが遅れると、その人の分だけでなく、賞与全体の損金算入が否認された事例もあるため、資金の準備は通知前に済ませておくのが安全です。
経理処理も忘れずに
3番目の要件は経理上の話です。通知した事業年度の決算で、未払費用として賞与額を計上しておく必要があります。これを翌期にずれ込ませてしまうと、せっかく通知と支払いの要件を満たしていても、当期の損金にはできません。
決算賞与を検討する社長は、税理士や会計事務所に「未払費用としての経理処理」まで含めて早めに相談しておくと安心です。
決算賞与は、業績還元と節税を同時に実現できる有効な手段です。ただし3つの要件は一つでも欠けると全否認になりかねないシビアな制度でもあります。今期中に決算賞与を検討しているなら、通知書の準備と資金繰りを、決算日ぎりぎりではなく余裕を持ったスケジュールで進めておくのがおすすめです。
※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。