出張日当、旅費規程なしはただの給与です

先日、税務調査に立ち会った社長からこんな話を聞きました。「出張のたびに日当を払っていたのに、全部給与認定されて追徴された」。

聞けば、出張日当そのものは何年も前から支給していたそうです。ただし旅費規程は作っていませんでした。金額も出張のたびに社長の感覚でその場で決めていたとのこと。これでは調査官に突かれても仕方がない状態でした。

日当は非課税、でも規程がなければ話は別

出張日当という制度自体は、使い方次第でかなり優れた仕組みです。

規程に基づいて支給された日当は、受け取る社長個人にとっては所得税が非課税になります。会社側から見ても全額が損金になり、さらに国内出張であれば消費税の課税仕入れにもなります。給与として払うより、会社にとっても個人にとっても有利な形で同じお金を動かせるということです。

ところが、この非課税扱いが成立するのは「旅費規程が整備されていて、それに基づいて支給されている」という前提があってこそです。規程がない状態でなんとなく日当を払っていると、税務署OBの方が指摘していたとおり、調査では即座に給与として認定されます。

給与認定されるとどうなるか。会社側は源泉徴収漏れを指摘され、過去に遡って追加の源泉所得税と延滞税を払うことになります。受け取っていた社長側も、非課税だと思っていた収入が急に課税所得に変わり、思わぬ税負担が発生します。

ここで注意したいのは、規程を作れば金額はいくらでも通るわけではないという点です。

税務調査では、規程の有無だけでなく金額の妥当性も必ず見られます。同業種・同規模の会社と比べて明らかに高い日当額を設定していると、規程があっても「社会通念を超える」として否認される可能性があります。

目安としては、国内出張であれば日当2,000円〜5,000円程度、宿泊を伴う場合でも役職に応じて数千円〜1万円程度のレンジで設定している会社が多い印象です。海外出張は多少上乗せされる傾向がありますが、それでも常識の範囲内であることが前提です。

「規程があるから何でも非課税」ではなく、「規程があり、かつ金額が世間相場に収まっているから非課税」という二段構えで理解しておく必要があります。

もう一つ実務上大事なのが、出張の実態を裏付ける記録です。

規程と金額が適正でも、実際にその出張が業務目的で行われたことを示す証拠がなければ、調査官は「本当に出張したのか」というところから疑ってきます。行き先、目的、日程、訪問先などを記録した出張報告書を、日当の支給記録とセットで残しておくことが望ましい運用です。

領収書がすべて残っていなくても構わない、というのが日当制度のメリットの一つですが、それは規程と報告書という別の裏付けがあってこそ成り立つ話です。裏付けがなければ、領収書がない分だけ調査官にとって突きやすい対象になってしまいます。

やることは大きく三つです。

まず、役職ごとの日当額を世間相場に沿って決め、旅費規程として文書化すること。次に、その規程を取締役会や株主総会など、会社として正式に承認したという記録を残すこと。そして、出張のたびに出張報告書を作成し、日当の支給記録と合わせて保管しておくことです。

どれも特別な専門知識がなくても整えられる内容ですが、後回しにされがちな部分でもあります。実際、規程がないまま何年も日当を払い続けてしまっている会社は少なくありません。

まだ旅費規程を作っていないなら、今期中に整備しておくのがおすすめです。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。