出張日当を非課税で経費にする旅費規程の作り方

先日、地方出張が月に何度もある建設会社の社長とお話ししていて、少し驚いたことがあります。

新幹線代とホテル代はきちんと経費にしているのに、出張日当という発想が丸ごと抜け落ちていたのです。「そんな制度、使ったことがなかったよ」とご本人も苦笑いされていました。

出張の多い社長ほど、実はここで大きく損をしています。

出張日当は「経費」であり「非課税」でもある

旅費規程を整えて出張日当を支給すると、会社側はその金額を全額損金にできます。しかもうれしいことに、受け取る社長個人の側では、この日当は給与ではなく非課税所得として扱われます。

会社は経費が増えて法人税が下がり、社長は手取りが増えるのに所得税がかからない。双方にメリットがある、数少ない制度のひとつです。

さらに、国内出張であれば日当は消費税の課税仕入にも該当します。つまり法人税だけでなく、消費税の納税額を減らす効果も持っています。出張回数が多い会社ほど、この積み重ねは年間で見るとばかにならない金額になります。

仮に出張日当を1回8,000円に設定し、月4回の出張があるとすると、年間で38万円ほどが損金になる計算です。交際費や旅費交通費だけを積み上げていた頃と比べると、印象はかなり変わるはずです。

ここで重要な注意点があります。旅費規程を作らずに日当を支給してしまうと、税務上はその金額が単なる給与として扱われてしまうのです。

給与扱いになれば、非課税の恩恵はなくなり、社長個人の所得税・住民税の対象になります。会社側でも源泉徴収の手続きが必要になり、結局は「面倒なだけで得のない支給」になってしまいます。

旅費規程がすべての土台だと考えてください。規程という裏付けがあって初めて、日当は非課税として認められます。

旅費規程を作る際にありがちな失敗が、日当の金額を高く設定しすぎることです。役職や出張の距離に応じた「世間相場」の範囲内に収めることが、税務調査で問題視されないための基本になります。

目安としては、役員クラスで日帰り3,000円〜5,000円、宿泊を伴う出張で8,000円〜10,000円程度に設定している会社が多い印象です。同業他社や規模の近い会社の水準を参考にしながら、無理のない金額に落とし込むのがポイントです。

もうひとつ欠かせないのが、出張報告書とのセット運用です。いつ、どこへ、何の目的で出張したのかを記録に残しておくことで、規程に基づいた実態のある支給であることを説明できます。この記録がないと、せっかく規程を作っても形だけの制度と見なされかねません。

旅費規程は、就業規則のように複雑な手続きを踏まなくても、取締役会や社長決裁で制定できる会社がほとんどです。ひな形をベースに、自社の出張実態に合わせて金額と対象範囲を調整すれば、それほど時間はかかりません。

まだ旅費規程を作っていないなら、今期中に整備しておくのがおすすめです。決算が近づいてから慌てて用意するよりも、出張のたびにコツコツ経費が積み上がっていく方が、結果的に大きな差になります。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。