出張費100万円を経費化する旅費規程の整備術

先日、福岡で建設会社を経営している社長からこんな相談を受けました。

「毎年100万円以上の出張費を自腹で払っているんだけど、これって全部経費にならないの？」

交通費はもちろん、ホテル代、出張中の食事代や雑費まで含めると、あっという間に年間100万円を超えてしまう。それを手取りから出し続けていたというのです。

実はこれ、旅費規程という社内規程を一枚作るだけで、丸ごと経費化できる可能性があります。しかも受け取る社長側には税金がかからないというおまけつきです。

旅費規程で何が変わるのか

会社が社員や役員に支払う「日当」は、旅費規程に基づいて支給された場合、受け取った側が所得税を払わなくて済みます。つまり会社の経費になり、かつ受け取った本人の収入にもカウントされないという、二重に効く仕組みです。

役員報酬を増やすと所得税・社会保険料の負担が重くなりますが、旅費規程の日当にはその問題がありません。「手取りを増やしたいけど報酬を上げると税金も増える」と感じている社長にとって、非常に使い勝手のいい制度です。

旅費規程に決まった書式はありません。会社が独自に作ることができます。一般的には以下のような内容を盛り込みます。

一枚の文書にまとめ、取締役会や社内で正式に定めればOKです。「規程が存在すること」が認定の大前提になるので、口頭の合意だけでは認められません。

ここが一番気になるところだと思います。結論から言うと、「出張の実態に見合った相当な金額」であれば税務上も問題ありません。

ただし、「相当な金額」の明確な上限は法律で定められていません。一般的な参照基準として使われるのが、国家公務員の旅費規程や同業他社の水準です。大手企業の役員クラスでも、国内出張の日当は5,000〜15,000円程度が多く、1日あたり3万円が実務上の感覚的な上限ラインとされています。

出張の実態とかけ離れた金額を設定したり、出張した実績がないのに日当を支給したりすると、税務調査で否認されるリスクが生じます。「規程さえ作れば何でも認められる」わけではなく、実態を伴っていることが大前提です。

冒頭の建設会社の社長の話に戻ります。税理士に相談して旅費規程を整備し、日当を1日2万円に設定しました。年間の出張日数はおよそ60日。それだけで年間120万円が会社の損金になり、社長の手元に入るお金は非課税扱いです。

「こんな仕組みがあるとは知らなかった。もっと早く作っておけばよかった」というのが正直な感想だったそうです。

創業時に旅費規程を作らなかった会社のほうが多く、何年も見直さないまま「実費精算だけ」で対応しているケースは非常によく見かけます。毎月のように出張がある社長なら、今すぐ見直す価値があります。

旅費規程の効力は、規程を定めた日以降に発生します。過去に遡って適用することはできません。

つまり、決算が近づいてから「やっぱり作ろう」となっても、今期分の節税効果が限られてしまいます。出張が多い社長ほど、早めに動いたほうが年間の節税額が大きくなります。

旅費規程は税理士に依頼すれば比較的シンプルに作成できます。「うちの出張実態に合った金額設定」「税務調査に耐えられる根拠づくり」まで一緒に確認できるので、自社で一から作るよりも確実です。

まだ旅費規程を整備していないなら、今期の決算前に一度税理士に相談してみてください。意外とシンプルに整備できて、毎年の節税額が大きく変わることがあります。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。