先日、顧問先の社長からこんな相談を受けました。「去年、社員旅行の費用を全額経費で落としたら、税務調査で一部を給与扱いにされて、追加で源泉徴収まで発生した」というのです。

社員旅行そのものが悪いわけではありません。むしろ条件さえ満たせば、堂々と福利厚生費として全額経費にできます。問題は、その条件を知らずに「旅行っぽいものは全部経費」と思い込んでしまうことにあります。

4泊5日、参加率5割が最初の関門

福利厚生費として認められるための代表的な要件は、大きく二つあります。

まず、旅行期間が4泊5日以内であること。海外旅行の場合は、現地での滞在日数で判定されるため、移動日を含めても実質的な滞在が4泊5日を超えるとアウトです。

次に、全従業員の半数以上が参加していること。工場やお店が複数あって全員一斉には行けない、という会社も多いですが、その場合は職種や勤務地ごとに実施して、それぞれで参加率5割を満たせば問題ありません。

この二つの要件は国税庁の質疑応答事例でも示されている、いわば土台の部分です。ここを満たしていないと、そもそも福利厚生費としての土俵に上がれません。

金額が「常識的」かどうかで判定が変わる

要件をクリアしても、油断はできません。次に見られるのが金額の妥当性です。

会社負担額が一人あたり数十万円という規模になると、税務署は「これは福利厚生というより、実質的な給与ではないか」と見てきます。目安として語られることが多いのは、一人あたり10万円程度までという水準ですが、これはあくまで実務上の感覚値であり、法律で明記された金額ではありません。旅行先や内容とのバランスで総合的に判断される、と考えておくのが安全です。

豪華な旅行そのものがダメなのではなく、「会社の規模や給与水準に見合わない突出した負担」が問題視される、というイメージを持っておくとよいでしょう。

役員だけの旅行は対象外

もう一つ見落とされがちなのが、参加者の範囲です。

福利厚生費は、あくまで従業員全体への公平な福利厚生という建前で成立しています。そのため、役員だけで行く慰安旅行や、特定の役職者だけを対象にした旅行は、この制度の対象から外れます。

ひとり社長で従業員がいない、あるいは役員としての立場が強い会社ほど、この論点でつまずきやすいところです。従業員を含めた形で旅行を企画するか、役員分については別扱いで整理しておく必要があります。

経費にできても、判断に迷ったら

4泊5日以内、参加率5割以上、金額が常識的な範囲、そして役員だけの旅行ではないこと。この4つがそろって初めて、社員旅行は安心して福利厚生費にできます。

逆に言えば、どれか一つでも欠けると、旅行代金の一部、あるいは全部が給与として扱われ、社員個人に所得税がかかったり、会社側で源泉徴収漏れを指摘されたりするリスクが出てきます。

まだ旅費規程を作っていないなら、今期の旅行を企画する前に、金額の上限や参加ルールを文書化しておくのがおすすめです。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。