交際費1万円ルール、記録がないと否認される理由

先日、飲食店を数店舗経営する社長から、決算後にこんな相談を受けました。「接待は全部1人1万円以内に収めていたのに、税務調査で交際費を否認された」と。金額はルール通りだったのに、なぜ否認されたのでしょうか。

結論から言うと、否認の理由は金額ではありませんでした。記録が足りなかったのです。

2024年4月、基準は5000円から1万円に引き上げられた

接待飲食費については、参加者1人あたりの金額が一定額以下であれば、交際費ではなく単なる会議費・飲食費として全額を損金に算入できるというルールがあります。

この基準額が2024年4月から、それまでの5000円から1万円へと引き上げられました。物価上昇や接待の実態に合わせた改正で、多くの会社にとっては使い勝手が良くなったはずの変更です。

ただし、ここで見落とされがちなポイントがあります。基準が引き上げられたのは「金額」だけで、「記録の要件」は何も変わっていないということです。

1人1万円以下の飲食費を損金算入するには、単に領収書を保管しておくだけでは足りません。以下の項目を書類に残しておくことが法律上の条件になっています。

この記載が欠けていると、たとえ会計上は1人あたり8000円だったとしても、税務署はそもそも「1人あたりの金額」を確認できません。人数がわからなければ割り算ができない、というごく単純な理由で、交際費として扱われてしまうのです。

冒頭の社長のケースも、領収書とクレジットカードの明細はきちんと保管していましたが、参加者の氏名や人数を書いたメモが残っていませんでした。金額のルールは守っていたのに、証明する手段がなかったために、まるごと交際費として否認されてしまったのです。

税務調査の現場では、飲食費の領収書が出てくると、調査官はほぼ必ず「これは誰と行かれた会食ですか」「何人でしたか」と質問してきます。

このとき、その場で記憶を頼りに答えるのと、あらかじめ記録が残っているのとでは、心証がまったく違います。記録がなければ「後から取り繕った説明」と見なされるリスクすらあります。

特に件数が多い会社ほど、1件ずつの記憶はあいまいになりがちです。だからこそ、飲食のたびにその場でメモを残す仕組みが必要になります。

難しいことをする必要はありません。領収書の裏やメモアプリに、参加者の氏名・人数・簡単な用件を一言添えるだけで十分です。

経理担当者に任せきりにせず、接待をした本人がその場で記録する習慣をつけておくと、決算期になって慌てることがなくなります。会議費として計上する交際費が多い会社ほど、この一手間の有無が調査結果を大きく左右します。

まだ記録のルールを社内で徹底できていないなら、次の接待から早速メモを残す習慣を始めてみてください。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。