先日、顧問先の社長からこんな相談を受けました。

「経費、多めに使ってるつもりだけど大丈夫かな」

多くの社長が同じことを思っているはずです。でも「多めに使っている」ことと「税務調査で否認されない」ことは、実はまったく別の話です。今日は、税務調査で否認されやすい経費のワースト3を、実務でよく見る事例をもとにご紹介します。

3位：交際費の飲食費、「誰と・何のため」が抜けている

交際費の飲食費については、2024年度の税制改正で少額基準が引き上げられました。1人当たり1万円以下の飲食費であれば、書類の保存要件を満たすことを条件に交際費から除外できます（旧基準は5,000円以下）。

ここで社長がよく誤解しているのが、「1人1万円以下なら無条件でセーフ」という思い込みです。実際には、参加者の氏名・関係性・支出の目的といった記載がなければ、金額基準を満たしていても交際費として否認される可能性があります。しかも1万円を1円でも超えると、超過分だけでなく全額が交際費として扱われる点にも注意が必要です。

領収書に「誰と」「何の目的で」をメモしておく。この一手間があるかないかで、調査の結果が変わってきます。

2位：役員社宅の家賃、「家賃の何割」計算はズレやすい

役員社宅は節税策としてよく使われますが、賃貸料相当額の計算を「家賃の50%を役員負担にしておけば大丈夫」といった感覚的な割合で済ませているケースが、否認されやすい典型パターンです。

本来の計算は、建物の固定資産税課税標準額や床面積をもとにした通達の算式に基づきます。小規模な住宅かどうかで計算式自体も変わり、正しく計算すると役員負担が1〜2割程度で済むケースも少なくありません。逆に言えば、感覚的な割合で処理していると、通達の算式とズレて追徴の対象になるということです。

社宅を導入する際は、契約時点で固定資産税評価額を確認し、算式に基づいて賃貸料相当額を出しておくことをおすすめします。

1位：家族への外注費、「業務実態」がすべて

そして否認リスクが最も高いのが、家族への外注費です。

税務調査官は、外注費が本当に業務の対価なのかを「実質」で見ます。具体的には、稼働時間や指揮命令の有無、成果物の中身といった点です。指示のやり取りが残っていない、成果物がどこにも見当たらない、そもそも稼働実態が確認できない――こうした状態だと、外注費ではなく給与や、最悪の場合は架空計上とみなされる可能性が高くなります。

国税不服審判所の裁決事例でも、実態の伴わない外注費が否認された例が公表されています。家族に業務を依頼すること自体は問題ではありません。重要なのは、指示メールや業務報告、納品物といった「実際に働いた記録」を、家族以外の外注先と同じ水準で残しておくことです。

経費否認を防ぐためにできること

3つに共通しているのは、「金額や割合の妥当性」よりも「記録が残っているか」が問われるという点です。交際費なら参加者と目的のメモ、社宅なら計算根拠、外注費なら業務実態を示す記録。どれも難しいことではなく、日々の一手間の積み重ねです。

まだ経費の記載ルールを社内で決めていないなら、次の請求書処理から少しずつ整えてみてください。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。具体的な税務判断は税理士にご相談ください。